El archivo documental del municipio de Cúcuta no estaba siendo conservado como lo ordena la política pública que  existe para tal fin. 

Las administraciones anteriores a la de Jairo Yáñez se desentendieron de esta misión y por ello era común encontrar cajas repletas de documentos en fríos sótanos, escondidos en cielorrasos o arrinconados debajo del lavaplatos de las cafeterías de las oficinas oficiales de la alcaldía.

Así, en estas condiciones, encontró la administración Yáñez más de 40.000 cajas de archivo abandonadas y en precarias condiciones de conservación al inicio del mandato en 2020.

“Nos encontramos con archivos destruidos, blancos del comején, dispersos en más de 35 sitios de las distintas dependencias de la alcaldía y entidades descentralizadas, contaminados y en deplorable estado”, dijo el gobernante municipal, quien en los tres últimos años de su administración se propuso la meta de recuperarlos con éxito para evitar la pérdida de documentos valiosos para la historia de  Cúcuta.

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Por esta desidia oficial con que se venía tratando el archivo, muchos documentos pudieron perderse, “pero en su mayoría logramos recuperarlo, archivado y conservado acorde con las normas técnicas aprobadas para tal fin”, dijo el gobernante municipal.

El alcalde denunció que por muchos años estas condiciones en que era mantenido el archivo fue utilizado como un buen negocio para demandar y extorsionar al municipio. “La gestión documental fue manejada a las patadas ante la mirada cómplice de control interno y la alcahuetería de todos los alcaldes”, dijo.

Este plan se estableció desde el 2013, con el archivo general de la Nación, pero solo hasta la actual administración se empezó a implementar. Anteriormente no se contaba con los procesos y procedimientos necesarios para darle el manejo adecuado a este recurso, lo cual ha dificultado la caracterización y reorganización del material documental, indicó María Leonor Villamizar, secretaria General del municipio.

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La funcionaria reveló que lo que se encontró de archivo estaba sin ningún criterio de organización, conformado por archivo antiguo, abandonado y sin Formato Único de Inventario Documental -FUID-, en condiciones precarias, que permitiera identificar qué documentación específicamente teníamos.

En este sentido, se intervinieron los despachos, departamentos administrativos y oficinas que tenían su archivo documental disperso en el edificio San José, centro comercial las Mercedes y en el palacio municipal y se trasladó buena parte del acervo documental a una bodega para centralizar todo el material bajo los estándares de calidad establecidos por el archivo general de la nación

A la fecha, se tiene reorganizado más de 26.000 cajas de archivo que contienen información contractual, resoluciones, decretos, caracterización del Sisbén, circulares, comprobantes de egreso, recaudos, procesos de diversas categorías, procesos judiciales, entre otros.

La iniciativa relacionada con la gestión documental promueve la transparencia en el manejo documental, la conservación organizada de la memoria institucional como patrimonio inmaterial y beneficia a la ciudadanía y a quienes solicitan material archivístico o datos que reposan en la administración municipal, dijo Villamizar.

Para Silvano Pabón, miembro de la Academia Colombiana de Historia, lo hecho en la alcaldía de Cúcuta se ajusta a la política pública que está establecida en el país para esta materia.

“Los archivos son la memoria de todas las cosas, dan cuenta de todas las acciones administrativas e históricas, como memoria del accionar de lo público, del gobernante y, en ese sentido, deben ser conservados y servidos como una responsabilidad de la entidad pública”, explicó Pabón.

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Subrayó que la información pública es un derecho fundamental de los ciudadanos y, en ese sentido los gobiernos deben garantizarlo siempre.

La Ley 594 del 2000 y el decreto  1080 de 2015 son dos normas que dicen que todos los funcionarios están obligados a conservar los documentos, porque contienen la historia y la memoria de los pueblos, puntualizó el historiador de la Universidad Industrial de Santander.

Hay más de 800 personas capacitadas

Villamizar indicó que para que la gestión documental adecuada perdure en el tiempo, se han capacitado en conocimientos en la materia y a lo largo de esta administración, a más de 800 funcionarios de planta y contratistas para evitar que se vuelvan a acumular archivos.

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A propósito de la administración en materia documental, la Alcaldía de Cúcuta dio a conocer las siguientes recomendaciones a la hora de hacer la solicitud de información documental:

•    Especificar la clase de documento que necesita.

•    Indicar la fecha de expedición del documento o un lapso corto de tiempo en el que se expidió.

•    Indicar nombre completo de la persona titular, nombre del convenio, número de documento, entre otros que faciliten la búsqueda.

•    Estas solicitudes se pueden radicar de manera presencial en la ventanilla única del Palacio Municipal o de manera virtual, a través del sistema PQRSDF.
 

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